¿Tienes un equipo de trabajo y deseas tener reuniones productivas? ¿Te gustaría sacarle el máximo partido a los encuentros con tu equipo?
Si actualmente diriges un equipo de trabajo, es posible que te hayas encontrado en la tesitura de intentar tener una reunión con ellos y que, al final, no se haya conseguido nada importante.
Puede que hayas tenido la sensación de que has perdido el tiempo y debo decirte que, más del 50% de las reuniones que tenemos al año, no son productivas.
Desafortunadamente, nos reunimos sin tener una estrategia clara y nos resulta todo un reto sacarle el máximo provecho a nuestras reuniones.
Por esta razón, quiero compartir contigo 8 claves que van a ayudarte a tener reuniones productivas con tu equipo.
8 claves para tener reuniones productivas
✔ Clave 1: Tener claros los objetivos de la reunión
Lo primero que debemos hacer es definir los objetivos que se quieren conseguir con la reunión.
La idea es que vayamos con una ruta a seguir, que no sea una reunión sin rumbo. Por eso, es imprescindible que se definan con claridad los objetivos que se desean conseguir en la reunión
✔ Clave 2: Planificar
Una vez que tengamos los objetivos de la reunión claros, el siguiente paso es planificar la reunión, es importante que llevemos un plan, una especie de guión que nos permita seguir paso a paso lo que queremos conseguir.
Si no planificamos una reunión es posible que acabemos hablando de cosas que no son relevantes para el objetivo que se desea lograr.
✔ Clave 3: Define un horario
Otro aspecto clave que debes señalar es el tiempo de duración de la reunión.
Sinceramente, he estado muchas veces metida en reuniones en las que sabía la hora de entrada pero no la de salida y, te puedo decir con total transparencia, que es muy frustrante tener mucho trabajo que hacer y tener que estar ateniendo una reunión que no sabes bien por qué se alarga tanto.
Para evitar esta frustración, si tanto tú como el resto de personas que acudan a la reunión saben con claridad el tiempo de duración, será más fácil aprovechar los minutos que dura el encuentro.
✔ Clave 4: Solo deben asistir las personas interesadas y/o afectadas
Cuando decidas convocar a las personas con las que te vas a reunir, debes tener en cuenta que solo deben asistir aquellas personas que necesiten conocer lo que vas a decir en la reunión o que aporten valor de alguna forma.
No cites a todas las personas de tu equipo si no es necesario que estén, lo único que vas a conseguir es que sea menos productiva.
Asegúrate de que todos los asistentes sean imprescindibles para la reunión.
✔ Clave 5: Ejecuta el plan de acción
Si sabes los objetivos que quieres conseguir, tienes un plan, conoces el horario que debe tener la reunión y has convocado a los asistentes necesarios, el siguiente paso es que ejecutes el plan tal y como lo tenías previsto.
Procura fluir con la reunión, pero no permitas que la improvisación dirija tu encuentro. Has de tomártelo muy enserio para que realmente sea una reunión productiva y, por ello, no debes salirte del plan que tenías previsto.
✔ Clave 6: Fomenta la participación del equipo
Si durante toda la reunión solo hablas tú, es muy probable que las personas acaben desconectando de lo que estás diciendo en algún momento.
Para que tengas una reunión amena te invito a que hagas a tu equipo partícipe del encuentro. Permíteles que aporten valor y opiniones que puedan contribuir a la empresa.
✔ Clave 7: Acaba la reunión con unas conclusiones
Una vez que los puntos de la reunión estén hablados, te recomiendo que hagas hincapié en los puntos más importantes del encuentro.
La idea es que tu equipo no se vaya con la información difusa, sino que sepa claramente los puntos más importantes de la reunión y, para conseguirlo, puedes acabar el encuentro con unas conclusiones que permitan dar claridad a los asistentes.
✔ Clave 8: Evaluación de la reunión
Cuando la reunión haya acabado es importante que hagas un repaso de lo que ha ocurrido en el encuentro.
Revisa si los objetivos de la reunión se han cumplido y si todo lo que quería notificar ha quedado dicho. Intenta no dejar cabos sueltos, siempre puedes mandar un email explicando algún necesario si así lo consideras.
Si vas a las reuniones con los objetivos claros, tienes una estructura, un plan, las personas que acuden son las necesarias, resaltas los puntos claves de la reunión y haces una evaluación de la misma, vas a notar beneficios desde el primer momento.
Tú y tu equipo estará mucho más centrado en los encuentros que tengáis y, por supuesto, vais a tener reuniones mucho más productivas.
¿A qué esperas para empezar a tener reuniones más productivas? ????
¡Nos vemos en los comentarios!
