¿Quieres saber cómo la tecnología puede ayudarte a ser más productiva? ¿Te gustaría saber qué herramienta utilizar para gestionar mejor tu tiempo?
Si algo he hecho a lo largo de mi vida es buscar, aprender y utilizar herramientas que me ayuden a ser más productiva. No sabría decirte la cantidad de horas que le he dedicado a esta labor.
Este trabajo no lo vas a tener que realizarlo tú. Hoy voy a compartir contigo 7 herramientas que me han ayudado a lo largo de mi vida a gestionar mejor mi tiempo y ser más productiva.
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¿Por qué utilizar la tecnología para gestionar mi tiempo?
Estamos en un mundo cada vez más tecnológico, lejos ha quedado en mi vida el recuerdo de utilizar agendas de papel, por supuesto, no tengo nada en contra de ellas, durante muchos años han sido mis fieles compañeras.
Sin embargo, puedo asegurar que apoyarte en la tecnología, cuando quieres ser más productiva, es un acierto al 100%.
El mundo va cambiando y evoluciona, adaptarnos a él y a las nuevas tecnologías es una labor que hemos de hacer casi de forma obligada cuando emprendemos, ¿por qué no íbamos a hacerlo también para gestionar nuestro tiempo?
Es cierto que hay muchas herramientas con funciones y utilidades similares, has de encontrar la herramienta que mejor se adapte a ti y sacarle el máximo partido. Tendrás que probar varias hasta que encuentras tu herramienta ideal.
Herramientas para gestionar tu tiempo con éxito
1. Excel
Excel es una herramienta todo-terreno, con muchas funciones en un mismo lugar. Dentro de todas las utilidades que posee, hacer calendarios semanales o mensuales es una de ellas.
Para la gestión de tiempo, yo soy partidaria de usar Hojas de Cálculo de Google, la versión de excel en Google Drive, ya que puedes tener la misma información en el ordenador, en tu teléfono móvil o en tu tablet y, por supuesto, puedes modificar tu documento desde cualquier dispositivo.
Puedes elaborarte una plantilla totalmente adaptada a ti, con los intervalos horarios que tú quieras y, por supuesto, puedes personalizarla como más te guste.
2. Google Calendar
Esta es una herramienta que te permite administrar tus días con todo lujo de detalles. No solo te permite plasmar lo que puedes hacer en tus 24 horas sino que, además, puedes añadir notificaciones a modo de recordatorio para que no se te pase ningún evento importante.
Con Google Calendar puedes diseñar tu propio calendario en bloques de tiempo, es decir, bloquear un bloque te tu agenda para centrarte en hacer una cosa la vez.
3. Toggl
Es una herramienta muy sencilla, intuitiva y con la capacidad de controlar el tiempo que se ha invertido en cada proyecto.
Es muy útil si quieres llevar un seguimiento del tiempo que necesitas para realizar tareas, tiene la posibilidad de sincronizar proyectos sin conexión.
Otra ventaja que tienes es que utiliza la técnica de productividad Pomodoro, por lo que divide el tiempo en periodos de 25 minutos separados por pausas entre intervalo e intervalo
4. RescueTime
Es una aplicación que puedes instalar en tu móvil u ordenador y al final del día te dice el tiempo que has gastado en cada actividad o tarea.
RescueTime fue mi aliada cuando sentía que no controlaba mi tiempo y me daba la sensación de que había tareas que podía eliminar pero no sabía cuál.
Esta herramienta no solo me demostró que estaba dedicando mucho tiempo a tareas innecesarias sino que también me permitía saber qué tareas debía eliminar de inmediato o reducir el tiempo que le estaba dedicando
5. 1-3-5 list
Esta es otra herramienta que utilicé durante mucho tiempo cuando tenía la sensación de que no estaba priorizando bien las tareas que realizaba en mi día a día.
Divide las tareas en 3 grupos según su grado de importancia:
- Tareas con el número 1 eran aquellas que tenían una mayor importancia.
- Tareas con el número 3 eran aquellas que tenían una importancia media.
- Tareas con el número 5 eran aquellas que tenían una importancia baja.
Cuando usaba esta herramienta lo que hacía era centrarme primero en las tareas de mayor importancia, cuando estas estaban terminadas pasaba al siguiente grupo, las de importancia media, así hasta llegar a aquellas que tenían una menor importancia.
Si te cuesta centrarte en tus prioridades primero, esta es tu herramienta.
6. MyMemorizer
Si la memoria te juega malas pasadas de vez en cuando, esta herramienta te permite recordar eventos, tareas o proyectos por medio de alarmas, mensajes o correos electrónicos.
Es una herramienta muy intuitiva, clara y fácil de utilizar. Bajo mi punto de vista, es ideal que la utilices como apoyo o soporte cuando hay algo que no se te puede olvidar bajo ningún concepto.
7. Evernote
Evernote normalmente es utilizada como gestor de notas o tareas y es una herramienta perfecta para ello. Sin embargo, en sus últimas actualizaciones han incorporado una plantilla de Agenda Semanal en la que puedes planificar tu semana de forma muy cómoda.
Si te soy honesta, cada vez uso más esta aplicación, pues cada actualización es más completa y tiene más funciones.
Entre los beneficios con los que cuenta Evernote se puede destacar que está sincronizada la información que se introduzca en el móvil con la del ordenador y que puede utilizarse sin conexión a internet.
Conclusiones
Haz que la tecnología sea tu aliada a la hora de definir tus prioridades, gestionar tus días y ser más productiva.
Prueba tantas herramientas como consideres necesario hasta encontrar tu herramienta ideal, cuando te adaptes a ella podrás ver los beneficios que te proporciona y te preguntarás como has podido vivir todo este tiempo sin ellas.
¡Estoy deseando leer tus comentarios y saber qué herramienta utilizas!
