6 Herramientas clave para gestionar tareas y proyectos

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¿Tienes varios proyectos a la vez y quieres saber cómo gestionarlos? ¿Te gustaría aprender a optimizar tu tiempo cuando tienes muchas tareas que hacer a la vez?

Si actualmente estás realizando varios proyectos de forma simultánea, puede que te plantees alguna de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo hago para que no se me olvide nada importante?
  • ¿Cuál es la mejor forma de tenerlo todo a mano y ordenado?
  • ¿Cuál es la siguiente tarea que debería realizar?

Es normal que tengas todas estas dudas. Has de saber que gestionar tu tiempo, tu equipo y organizarte con buen criterio es fundamental para que sepas hacia dónde va tu proyecto.

Cuando tienes una organización adecuada, vas a poder saber en qué punto está cada una de tus proyectos, cuáles son las tareas que debes priorizar y, por supuesto, el camino que has de recorrer para conseguir tus objetivos.

En el artículo de hoy, te voy a facilitar 6 herramientas de gestión de proyectos para que seas tú misma quién pueda elegir aquella que más te pueda ayudar en estos momentos.

Gestión de proyectos

Las herramientas que todo negocio necesita

Cuando ponemos en marcha un negocio, es importante que veamos la viabilidad del negocio, es decir, si es rentable o no.

Sin embargo, muchas veces olvidamos tener el cuenta el coste de oportunidad que tiene emprender un negocio.

Al emprender, hemos de tener presente que el objetivo no es ser esclavos de nuestro negocio. Es nuestra principal fuente de ingresos y es primordial que esté en armonía con nosotros.

Hay 2 factores que, bajo mi punto de vista, son claves a la hora de emprender:

  • Proyectos que necesito gestionar para que mi negocio salga adelante.
  • Tareas necesarias para cumplir con cada proyecto.

«Tu proyecto no solo debe ser rentable, también ha de ser productivo».

Alexandra Barragán

Si tienes claro que tu negocio también tiene que ser productivo, marcará un antes y un después en tu forma de gestionarlo.

Dicho esto, paso a explicarte las 6 herramientas de gestión de proyectos que te prometí al principio.

Herramientas para gestionar varios proyectos a la vez

Cuando emprendemos un negocio, hay varios factores que debemos tener en cuenta, esos factores se pueden agrupar en proyectos.

Cada proyecto tiene un objetivo concreto, por tanto, necesitará ser tratado de forma independiente al resto.

Hay 3 herramientas que puedes utilizar para trabajar con tus proyectos de forma independiente:

1. Trello

Es una herramienta que te permite organizar tus proyectos de una forma personalizada, sencilla y fácil.

Está formado por tableros, cada tablero puede ser un proyecto. Dentro de cada tablero podemos incluir una lista de tareas que necesitas realizar para que el proyecto salga adelante.

Como te comentaba, puedes personalizando añadiendo etiquetas, colores, adjuntando archivos, etc. Además, es una herramienta que te permite trabajar compartir los tableros con varios miembros, por lo que es ideal si ya cuentas con un equipo.

2. Asana

Me encanta el lema de esta herramienta

«The modern way to work together»

El objetivo que tiene es similar al de Trello. Permite crear proyectos y tareas a la vez que se puede compartir con tu equipo.

Por poner una pega, puede que sea un poco menos intuitiva que Trello, pero es cierto que permite otras funciones como la posibilidad de tener conversación con tu equipo.

3. KanbanFlow

Puede que sea la herramienta más completa de gestión de proyectos. A parte de gestionar proyectos y listas, te permite separar cada proyecto en TO DO, DOING, DONE (pendiente de hacer, en proceso, hecho).

De esta forma, puedes ver muy facilmente el estado de tu proyecto, qué queda pendiente, qué estás haciendo y qué has terminado.

Además, esta herramienta te permite controlar el tiempo que necesitas para realizar cada tarea.

En mi opinión, poder medir el tiempo que requiere una tarea es fundamental para poder perfeccionar tu planificación y organizarte mejor.

Por supuesto, al igual que Trello y Asana, puedes compartir esta herramienta con tu equipo, por lo que puedes tenerlo todo controlado en un único lugar.

Gestión de tareas

Herramientas para gestionar notas y tareas

Las tareas son aquellas acciones que hemos de realizar día a día para que nuestros proyectos salgan adelante.

Muchas veces, las tareas se nos ocurren en el lugar menos pensado. Por esta razón, es importante tener siempre a nuestra disposición una herramienta que nos permita dejar por escrito las notas o tareas que se nos vienen a la mente.

Voy a compartir contigo 3 herramientas para que puedas elegir la que más cómoda te resulte:

1. Evernote

Es una herramienta que permite liberar tu cerebro. Puedes utilizarlo tanto desde el móvil como desde el ordenador, pues están siempre sincronizados. Cada tarea que añadas en el móvil, automáticamente la encuentras en tu ordenador y viceversa.

Evernote, te permite añadir notas offline, sin necesidad de tener conexión a internet. Puedes ajuntar fotos, añadir recordatorios, incluir notas en audios y, además, tiene un buscador de notas que te permite encontrar fácilmente el archivo que desees.

¡Ah! También puedes compartir tus notas con otras personas.

2. Google Keep

Es un gestor de notas tipo post-it. Puedes encontrarla dentro de las extensiones de Google.

Con esta herramienta puedes tener etiquetas, compartir, realizar listas colaborativas, clasificar por colores e incluso puedes pasar una nota a un Google Doc.

Google Keep también te permite guardar fotos, listas de la compra y hacer cosas originales como dibujar a mano.

3. Workflowy

Permite gestionar notas de una forma minimalista. Es una herramienta simple y fácil de usar.

Tiene incorporado en su sistema la idea original de añadir etiquetas con @arroba o #almohadilla.

Es una herramienta ideal para personas que no quieran más que añadir notas sin complicación. No obstante, la versión de pago es más amplia e incluye acciones como copias de seguridad en Dropbox o compartir nuestras listas con otras personas.

Conclusiones

Hay muchas herramientas que te permiten gestionar con eficacia tus tareas y proyectos.

Tener el mayor número de acciones posible bajo control y que cada área esté colocada en su lugar correspondiente es clave para que puedas conseguir lo que te propones.

⚠️ Recuerda: No se puede mejorar lo que no se puede medir.

Estas herramientas te permiten medir tu realidad actual y, por supuesto, observar las posibles mejoras que puedes incorporar.

¿Conocías alguna de estas herramientas para la gestión de proyectos o tareas? ¿Cuáles crees que pueden ayudarte a ser más productiva?

Te espero en los comentarios. 😊

Por favor, ayúdame a que esta información llegue a la mayor cantidad posible de personas y les sea muy útil como a ti. Muchísimas gracias por tu ayuda.

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