Qué es el Método GTD y cómo te ayuda a ser más productiva

¿Tienes un montón de cosas que hacer cada día? ¿Sientes que el tiempo pasa y no cumples tus objetivos? ¿Quieres saber cómo el método GTD puede ayudarte?

Puede que en algún momento hayas experimentado la sensación de que tu mente o tu cuerpo te hayan mandado una señal que te dice: “no puedo más”.

Cuando emprendemos un proyecto es muy común sentir que estamos haciendo muchas cosas a la vez, pero en realidad, no sabemos si lo que estamos haciendo nos acerca a nuestros objetivos.

Por esta razón he decidido compartir contigo un método bastante eficaz para organizarte mejor y ser más productiva: el Método GTD (Getting Things Done).

¿Qué es el Método GTD?

Si traducimos al castellano lo que el autor del Método Getting Things Done, David Allen, quiere transmitir, sería “organízate con eficacia”.

El objetivo de este método es demostrar que existe un sistema de organización del trabajo, que nos permite liberar la mente para ser más eficaces en todos los aspectos de nuestra vida. Por tanto, es un método que te va a ayudar a ser más productiva en tu día a día.

Se trata de un método utilizado por muchos de los expertos en productividad y, por supuesto, yo soy una de ellos. Por ello, a continuación te voy a transmitir unas claves básicas para entender este método, así como las fases que tiene.

Las 3 claves para entender el método:

Clave 1: El cerebro no es para almacenar

Has de tener claro que tu cerebro está programado para generar ideas, no para almacenarlas. Tu mente no es una agenda, no le pidas que recuerde todo lo que tiene que hacer.

Al aplicar el método GTD, tu misión es conseguir aligerar la mente quitándole peso. La mejor forma de lograrlo es utilizando aplicaciones o libretas en las que puedas poner toda la información relevante que llega a tu mente y, de esa forma, contribuir a que tu cerebro descanse.

Clave 2: Tener un estado mental que fluya como el agua

David Allen introduce en su método el concepto de la filosofía japonesa: Mizu No Kokoro. Esta frase hace referencia a un estado mental de serenidad.

Te pongo un ejemplo: si la superficie de un lago está en calma se puede reflejar todo lo que hay alrededor. Sin embargo, si en el lago cae algo, como por ejemplo una piedra, vas a observar como todo se remueve y, de esta manera, no se puede apreciar el reflejo de lo que hay alrededor.

Es fundamental que entiendas que debes mantener tu mente en un estado de calma. Así esta puede estar totalmente concentrada en el momento presente, para ser eficaz y creativa.

En definitiva, necesitas tener una mente enfocada. Para ello, elimina de tu vida la multitarea y las interrupciones.

Clave 3: Tener clara la diferencia entre tareas y proyectos

Saber la diferencia entre tareas y proyectos es clave para alcanzar ese estado de calma que se consigue con el Mizu No Kokoro.

Las tareas son todo aquello que tenemos que hacer en nuestro día a día, mientras que los proyectos son una agrupación de tareas que tienen una meta común. Es importante que seas consciente de que los proyectos han de tener un plazo definido, de lo contrario serían sueños.

Además, el autor muestra la importancia de llevar un orden a la hora de realizar las tareas y de tener un estado mental relajado para ser realmente eficaces. A continuación, te muestro un ejemplo que te va a permitir entender mejor, de forma visual, cómo organizar tus tareas y proyectos para conseguir un objetivo concreto:

Ejemplo de organización productiva.

Las 5 fases del Método GTD:

Fase 1: Recopila

El primer paso del Método GTD es recopilar toda la información relevante que llega a tu mente. Tu misión aquí es apuntar toda la información y dejar a tu mente libre.

Para realizar este primer paso te recomiendo que vacíes tu mente sin criterio y sin orden, es decir, que vuelques en un documento todo lo que tengas en ella, tanto personal como profesional.

Puedes llevar a cabo este ejercicio utilizando un sistema digital o convencional.

Fase 2: Procesa

Para procesar cada idea que hayas recopilado debes hacerte la siguiente pregunta: ¿La tarea que tengo anotada requiere de una acción?

Hay dos posibles respuestas:

Estructura del Método GTD

Este paso has de realizarlo con toda la información relevante que llegue a tu mente, es decir, con cada tarea que anotes.

Fase 3: Organiza

Si te das cuenta, cuando llegas a este punto tu lista de tareas se ha reducido. Hay tareas que ya has realizado porque te llevaban menos de dos minutos, tareas que has almacenado por si te sirven en un futuro, pero en estos momentos no requieren de una acción, y también, has eliminado tareas que no te sirven para el futuro ni requieren de una acción.

El siguiente paso es organizar aquellas tareas que sí llevan más de dos minutos terminarlas. Para ello, puedes agruparlas siguiendo 3 criterios:

Tareas necesarias para cumplir con un proyecto. Te pongo un ejemplo, imagina que uno de tus proyectos es sacar tu página web, puedes agrupar en este proyecto todas las tareas necesarias como: realizar fotos profesionales, contactar con una persona que realice la web, redactar el copy de tu web, etc.

Tareas que vencen en un tiempo determinado. Imagina que tienes un plazo máximo para entregar un proyecto, puedes agrupar todas las tareas que necesitas terminar antes de una fecha establecida.

Tareas que tienen un contexto similar. Puede que se dé el caso, como me pasó a mí, de necesitar reformar mi despacho a la vez que me mudaba de casa. Lo que hice fue agrupar todas aquellas tareas que suponían comprar muebles en una sola. De esta forma, cada vez que miraba muebles para mi casa, aprovechaba y miraba también muebles para la oficina.

Fase 4: Realiza

Llegados a este punto, ya deberías tener agrupadas tus tareas y, por tanto, es el momento de ejecutarlas. Realiza un sistema que te permita hacer tareas en función de la urgencia o importancia que requieran en estos momentos.

En uno de mis anteriores artículos: Cómo priorizar tareas en el trabajo, te explico una fórmula que te va a permitir priorizar todo aquello que te acerca a tus objetivos.

Fase 5: Revisa

Después de ejecutar las tareas, es necesario que se realice una revisión de las mismas con el objetivo de conseguir que tengamos todo bajo control y no se quede nada pendiente. Para ello, puedes establecer en tu agenda 3 tipos de revisión:

Revisión diaria: todos los días deja las tareas agrupadas, descarga tu mente y anota todo aquello que es relevante día tras día.

Revisión semanal: todas las semanas revisa cómo van tus proyectos. Verifica los proyectos en los que has avanzado y organiza lo que vas a realizar la siguiente semana.

Revisión mensual: una vez al mes revisa cómo van tus objetivos. Comprueba si los proyectos están cumpliendo con tus expectativas.

Revisión del plan

Beneficios del Método GTD

Vivimos en una sociedad en la que tenemos que estar pendientes de muchas cosas la vez: alimentación, familia, proyectos, finanzas, pareja, etc…

Llega un punto en el que el estrés dirige nuestras vidas. Y como consecuencia de esto, lo que obtenemos es lo siguiente: la productividad desaparece, empezamos a procrastinar, perdemos el tiempo y nos preocupamos por todo.

Aplicando el Método GTD conseguirás:

✔ Tener menos estrés.

✔ Completar más tareas.

✔ No dejar nada importante en el tintero.

✔ Que tu memoria no te juegue malas pasadas olvidando aspectos importantes.

✔ Ser mucho más eficiente en tu vida diaria.

✔ Aprender a vaciar tu mente de “cosas que tienes que hacer” en su lugar correspondiente.

Referencias:

  • Escudero, F., Marlith, K., & Vega Burgos, M. N. (2018). El método Getting Things Done para mejorar la gestión de tiempo en el área de abastecimiento de la UGEL–Pataz-2018.
  • Bolivar, J. M. (2015). Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD. Conecta.

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