Cómo priorizar tareas en el trabajo

¿Quieres saber cómo debes priorizar tus tareas? ¿Sientes que le das la misma importancia a todas tus labores?

Hoy voy a compartir contigo un conocimiento fundamental en la gestión del tiempo: establecer prioridades en tus tareas.

Como he dicho en otras ocasiones, todos disponemos del mismo tiempo al día. Por tanto, el hecho de que unas personas cumplan sus objetivos y otras no es simple y sencillamente porque estas últimas no han aprendido a priorizar sus tareas.

A continuación, te voy a presentar al maestro en lo que a priorizar se refiere: Stephen Covey. Este reconocido autor, en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, deja clara la importancia de poner primero lo primero, es decir, priorizar aquellas tareas realmente importantes.

En las sesiones de coaching con mis clientas, me han dicho muchas veces frases como: “Alexandra, de verdad no tengo tiempo”, «No he tenido tiempo para nada» o «Siento que necesito más de 24 horas».

¿Te suena alguna de estas frases?

Pues bien, tengo que ser honesta contigo y decirte que el problema radica en que estás invirtiendo demasiado tiempo en tareas que no son realmente importantes.

Por esta razón, voy a enseñarte cómo debes colocar cada tarea para darle la importancia que realmente tiene. Para ello, te voy a explicar lo que en coaching llamamos Matriz de Covey.

PRIORIZAR CON LA MATRIZ DE COVEY

URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE HACERLO YA

Proyectos que vencen, tareas que no pueden esperar y te acercan a tu objetivo final.    

Ejemplo: tareas cuyo plazo vence pronto, atender una crisis que paraliza tu trabajo, problemas críticos….

Resultado si se invierte mucho tiempo en ellas: cansancio, desgaste y estrés constante.
DECIDIR CUÁNDO

Marcar fecha en el calendario para que estén realizadas y aunque no sean tareas urgentes, son importantes para sentirnos mejor y, por supuesto, eso nos va a acercar a nuestros objetivos.  

Ejemplo: ocio y diversión, ejercicio físico, desarrollo personal, planificación de objetivos, inversión en formación…

Resultado: felicidad, tranquilidad, claridad, foco definido y sensación de tener todo bajo control.
NO

IMPORTANTE
DELEGAR

Buscar personas que realicen la tarea: llamadas no importantes, que no aportan valor y que puede ser realizado por otra persona o, incluso, eliminarse  

Ejemplo: interrupciones, emails, llamadas inesperadas

Resultados: objetivos poco claros, organizar planes o tareas sin sentido
ELIMINAR

Aquellas tareas que no son urgentes y tampoco importantes como distracciones, tiempo desperdiciado, etc. Se han de estar eliminado por completo de tu día.


Ejemplo: reuniones sin objetivos claros, ladrones del tiempo.

Resultados: alejamiento por completo de los objetivos marcados

Covey, al igual que muchos de los mentores que he tenido a lo largo de mi vida, explican que la clave de priorizar está en enfocarte en aquellas tareas que son importantes, ¿parece obvio verdad?

La realidad es que lo importante consiste en todo aquello que te acerca a tus objetivos (personal, familiar o laboral) y, por supuesto, aquello que es imprescindible que lo hagas tú misma, es decir, que nadie más lo puede hacer por ti.

Ahora, contesta con honestidad:

  • ¿Cuánto tiempo inviertes en tareas que no son de tu campo y que podrían estar haciéndolas otras personas?
  • ¿Cuánto tiempo procrastinas una tarea importante por contestar emails o atender llamadas sin importancia?
  • ¿Cuántas veces te comprometes con otros antes de terminar tus tareas importantes?
  • ¿Cuánto tiempo inviertes en RRSS, Whatsapp o viendo videos que no te aportan nada de valor?
  • ¿Cuántas veces dices “mañana lo empiezo” y mañana nunca llega?

Priorizar entre lo urgente y lo importante

Como podrás comprobar, perdemos mucho tiempo en tareas que realmente no son importantes, puesto que no son tareas que nos acerquen a nuestros objetivos. De hecho, las tareas no importantes consiguen todo lo contrario, nos alejan de nuestras metas, hacen que nos retrasemos o, incluso, que nunca las consigamos.

No obstante, quiero dejar claro que estar focalizada solamente en tareas urgentes e importantes, a la larga, genera estrés y cansancio ya que nos dan una sensación de estar “apagando fuegos” constantemente.

Por este motivo, has de intentar anticiparte a los posibles problemas y preverlos en la medida de lo posible. De esta forma, vas a conseguir que pasen a estar en el siguiente cuadrante de actividades importantes.

El objetivo de priorizar

Tu misión es que la mayor parte de tus tareas sean importantes pero no urgentes, es decir, que todas tus tareas importantes estén planificadas en el tiempo para que puedas dedicarle a cada una de ellas el que necesitan.

Además, si te fijas nuevamente en el cuadrante, en este apartado se incluyen aquellas tareas personales que nos hacen sentir bien y que, muchas veces, por el trajín del día a día, nos resulta muy difícil incluirlas en nuestra agenda. En resumen, prioriza aquello que te hace feliz.

Te puedo asegurar de primera mano que conseguir estar haciendo, la mayor parte del tiempo, lo importante pero no urgente nos produce un estado de felicidad y tranquilidad. Sentimos que tenemos casi todo bajo nuestro control, ¿qué gratificante verdad?

Como bien define Covey: aprender a priorizar es un hábito, exactamente igual que hacer deporte. Por tanto, requiere de entrenamiento, constancia y mucho compromiso contigo misma para darle a cada tarea la importancia que tiene.

Si algo tengo claro es que cuanto antes empieces y más practiques, antes podrás disponer de este hábito en tu cartera de talentos.

Por favor, ayúdame a que esta información llegue a la mayor cantidad posible de personas y les sea muy útil como a ti. Muchísimas gracias por tu ayuda.

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