Cómo sacarle el máximo partido a tu agenda

¿Quieres saber cómo puedes sacarle el máximo partido a tu agenda? ¿Te gustaría saber qué puedes hacer para gestionar mejor tu tiempo y ser más productiva?

Si acabas de emprender o llevas mucho tiempo con tu negocio probablemente ya hayas experimentado la sensación que supone ver que no llegamos a todo lo que queremos. Nos encantaría que el día tuviera más de 24 horas y, sobre todo, daríamos cualquier cosa por tener equilibrada nuestra vida personal y profesional, ¿verdad?

Son muchas las frustraciones que tenemos cuando sentimos que no tenemos tiempo, por esta razón, hoy quiero compartir contigo 3 técnicas que te van a permitir sacarle el máximo partido a tu agenda, te puedo asegurar que cada una de estas herramientas han sido de gran ayuda en mi vida personal y profesional.

Gestión de agenda

3 técnicas para sacarle el máximo partido a tu agenda

Cuando hablo de agenda hago referencia a la existencia de una planificación, de una estructura que te sirva como guía para ser más productiva y gestionar mejor tu tiempo. Si aún no sabes lo importante que es la productividad cuando emprendes un negocio te recomiendo que leas este artículo, te será de gran ayuda.

¿Cómo puedo sacarle más partido a mi planificación?

Sigue leyendo porque a continuación comparto contigo 3 técnicas para conseguirlo.

✔ El poder de la visualización

En muchas de las conferencias o talleres que imparto me preguntan cómo consigo yo gestionar mi tiempo, hacer tantas cosas y no estar estresada.

Cuando me preguntan eso siempre respondo lo mismo, pese a que la gestión del tiempo entraña diversos aspectos, lo primero que necesitamos es creer que es posible tener una vida sin estrés, sin agobios y sin la sensación constante de falta de tiempo.

¿Cómo se consigue esto?

Visualizándolo. Ya he hablado en más de una ocasión que todo sea crea dos veces, la primera creación es mental y la segunda en el plano físico, por tanto, el primero paso que debemos dar es visualizarnos a nosotras mismas teniendo ya esa vida que deseamos tener: una vida relajada, sin estrés, teniendo tiempo para todo, cumpliendo los objetivos, etc.

Dicho esto, te planteo las siguientes preguntas,

¿Cómo sería tu vida si tuvieras todo el tiempo del mundo? ¿Qué harías? ¿Cómo sería tu semana? ¿A qué dedicarías tu tiempo?

Te invito a que contestes con honestidad a estas preguntas, pues te permitirán salir de esa zona de negatividad que genera el estrés para empezar a trabajar en aquello que sí puedes hacer para cambiar tu realidad.

Visualización

✔ Aprender a dejar márgenes entre tarea y tarea.

Cuando planificamos estamos haciendo una estimación de lo que creemos que va a durar una tarea determinada. Por esta razón, es importante que seamos realistas y que tengamos en cuenta el tiempo que va a durar una tarea y, además, debemos dejar siempre un margen de tiempo por si ocurre algo a lo que haya que hacer frente.

No hay una ciencia exacta que explique la gestión de tiempo, por ello debemos hacer una estimación razonable y añadir un pequeño tiempo de más, ¿cuánto?

Aproximadamente un 10% de lo que dura la tarea en cuestión. Por ejemplo, si una tarea te va a llevar una hora, deja unos 10 minutos extra para que puedan atender a los posibles imprevistos que te surjan.

Si al final no utilizas ese tiempo porque todo ha salido según lo previsto vas a poder aprovechar ese margen ya sea para seguir avanzado en el resto de tareas o para descansar y no saturarte.

Las agendas en las que apenas hay espacio entre tarea y tarea no suelen funcionar muy bien, la idea es dejar de ser esclavas de nuestro tiempo y puede que no lo hagas de un día a otro, pero sí puedes ir añadiendo pequeños márgenes al día con el objetivo de que vayas acostumbrado a tu cerebro a planificar teniendo en cuenta estos márgenes.

✔ Conocer el correcto orden de tus prioridades

Como dice Stephen Covey, hay que pensar en la agenda como su fuera un pozo que hay que rellenar con rocas, arena y agua.

En primer lugar, hay que introducir las rocas, el elemento que tiene más peso, posteriormente se introduce la arena para vaya cubriendo los huecos que quedan entre roca y roca y, por último, se introduce el agua.

Priorizar con la regla del pozo

¿Cómo llevamos esto a nuestra agenda?

Muy sencillo, en primer lugar ponemos en la agenda las tareas “roca”, aquellas que son importantes y urgentes, pues tienen una fecha límite y son tareas que nos acercan a nuestros objetivos.

En segundo lugar, introducimos las tareas “arena”, son las tareas que son importantes pero que no son urgentes. Aquellas que son importantes para nosotros y nuestra visión de vida, pero que realmente no tienen una fecha límite, por lo que las vamos a ir colocando entre las tareas roca. Son tareas más a largo plazo y las debes ir introduciendo poco a poco en tu agenda.

Una vez que lo tengas, es el momento de añadir las tareas “agua”, que son el resto de tareas, aquellas que no son importantes pero que por el momento no las puedes eliminar de tu lista o delegarlas a otras personas.

Conseguir incorporar estas técnicas es una cuestión de práctica, no lo vas a conseguir de la noche a la mañana pero la idea es que poco a poco adquieras el hábito de pensar de esta forma: visualizar tu semana ideal, dejar márgenes entre tareas y priorizar correctamente tus tareas en la agenda.

Estas técnicas son complementarias, puedes usar una o todas al mismo tiempo, pero has de saber que una vez que consigas incorporar estas técnicas vas a poder sacarle el máximo partido a tu agenda y podrás observar como tu productividad se dispara.

⚠️ Recuerda: Conocimiento es saberlo y sabiduría es aplicarlo.

Ahora ya tienes el conocimiento, ¿qué vas a aplicar?

¡Nos vemos en los comentarios! 😉

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