Qué es un Sistema de Productividad Personal

¿Te gustaría saber cómo un Sistema de Productividad Personal puede ayudarte en tu emprendimiento?

Estoy convencida de que puedes hacerte una idea de lo que es un Sistema de Productividad Personal, pero en este artículo quiero compartir contigo mi experiencia y explicarte cómo puede ayudarte en tu negocio.

Sistema de Productividad Personal para emprendedoras

Qué es un Sistema de Productividad Personal

Como ya sabes, un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia que están enlazados entre sí.

Cuando hablamos de un Sistema de Productividad Personal, nos referimos a la creación de un conjunto de reglas o principios para que puedas ser más productiva y, por tanto, puedes sacar el máximo rendimiento a las 24 horas que tiene un día.

El objetivo es simple: tener un sistema que te permita aprovechar al máximo tu tiempo en tareas útiles y que te acerque a tus objetivos.

¿Cómo lo vas a conseguir?

Debes ser tú quién defina las reglas o principios que quieres que se cumplan en tu sistema, puedes crear un sistema totalmente adaptado a ti y a las necesidades de tu negocio.

No obstante, voy a compartir contigo dos métodos que pueden ayudarte a crear un sistema realmente productivo y que yo personalmente he usado e incorporado en mi vida.

Métodos para crear un Sistema de Productividad Personal

Has de saber que pueden haber tantos métodos como personas hay en el Planeta Tierra. Cada persona puede crear un Sistema de Productividad Personal en función de su situación, te animo a que tú personalices tu método.

En este apartado voy a compartir contigo 2 métodos muy conocidos en productividad para que puedas modelar el que más se adapte a ti en estos momentos.

Elegir un método de productividad

✅ Método GTD

Me arriesgaría a decir que David Allen, creador del método Getting Things Done (GTD), ha conseguido que su método sea uno de los más conocidos y catalogado como una de las mejores formas de organizar tu vida.

El objetivo de este método es tener un sistema en el que tu memoria no te juegue malas pasadas, pues externalizas lo que tienes en ella en un sistema fiable que te permita acordarte de las cosas que tienes pendientes de realizar.

Para crear un Sistema de Productividad Personal con el Método GTD has de seguir 5 pasos.

Los 5 pasos del Método GTD

? Paso 1: Recopilar información

Apuntar toda la información relevante que llega a tu mente y dejar a esta libre de responsabilidades.

? Paso 2: Procesar información

Realizar en este mismo momento todas las tareas que nos llevan menos de 2 minutos finalizarla, eliminar las tareas que no nos van a servir para el futuro y anotar en una lista todas las tareas que necesitamos realizar y nos llevan más de 2 minutos finalizarla.

? Paso 3: Organizar la lista de tareas

Agrupar las tareas por proyecto, fecha de cumplimiento o por un contexto similar. El objetivo es conseguir tener las tareas agrupadas antes de ejecutarlas.

? Paso 4: Realizar las tareas

Decidir qué tareas se van a realizar en función de la urgencia e importancia que requieran cada una de ellas.

? Paso 5: Revisar

Una vez se hayan ejecutado las tareas es necesario revisar los resultados y cotejarlo con la lista que teníamos al principio para que no se nos pase nada por alto.

Si quieres conocer en profundidad este método, puedes encontrar más información aquí.

Tener un método de gestión claro

✅ Método ZTD

Leo Babauta, creador del método Zen To Done (ZTD) desarrolla un sistema de productividad con el objetivo de simplificar y perfeccionar el método GTD.

En este método, el creador propone incorporar cada uno de los pasos necesarios para su desarrollo como hábitos en nuestra vida. Es bastante flexible, pues recomienda adoptar solo los hábitos que mejor se ajusten a tu estilo de vida y descartar aquellos que no lo hagan.

En definitiva, la idea de ZTD es realizar un cambio de costumbres. Leo Babauta propone concentrate en asilar uno de los hábitos cada mes e integrarlos poco a poco en tu vida.

Los 10 hábitos de ZTD

✔ Recopilar

Llevar un cuaderno o bock de notas electrónico para escribir todas las tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza.

✔ Procesar

Todo lo que puedas hacer en este momento, hazlo. Elimina toda la información que no consideras relevante ahora o en el futuro y archiva todo lo que necesita ser ejecutado en un periodo de tiempo mayor.

✔ Planificar

Realiza de forma semanal una lista con las tareas más importante y decide en qué momento de la semana vas a realizar cada una de ellas.

✔ Ejecuta cada tarea sin restricciones

Cuando llegue el momento de realizar la tarea que tenías planificada, no hay excusa, debes ejecutarla sin interrupciones y centrarte en ella hasta que la finalices. Evita al máximo la multitarea.

✔ Mantén un sistema simple

El objetivo es que tu vida sea más sencilla, por ello es importante que revises tu lista a diario y te vayas deshaciendo de la información que ya no necesitas.

Realiza listas que se adapten a ti y a tus necesidades, puedes tener siempre listas predeterminadas como tareas administrativas, facturación, clientes…

Tener un plan sencillo

✔ Organiza

Hay un sitio para cada tarea, por lo que es importante que sepas qué lugar le asignas a cada tarea que llegue a tu vida.

✔ Revisa

Establece un tiempo para revisar tu sistema, verificar los objetivos semanales y ver los progresos que se han conseguido.

✔ Simplifica

Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial, no intentes abordar toda la información que llega a tu vida, al hacerlo te descentras de las tareas realmente importantes. Quédate con los proyectos y tareas que sean esenciales y te acerquen a tus objetivos.

✔ Crea rutinas

Elabora rutinas que te ayuden en tu día a día a ser más productiva. Por ejemplo, puedes incluir en tu rutina de la mañana revisar el calendario, elegir las tareas más importantes del día o revisar el email a última hora de la mañana. Lo que incluyes es tus rutinas diarias dependen única y exclusivamente de ti.

✔ Encuentra tu pasión

Si te apasiona una tarea y disfrutas haciéndola, no la postergues, el objetivo es que te centres en aquellas actividades que te encantan ya que si solo realizas actividades que no disfrutas se convertirán en una carga y será más difícil que te mantengas motivada.

Como has comprobado, el método ZTD tiene como base los 5 pasos del método GTD e incluye hábitos de éxito interesantes de incorporar.

Ahora te toca a ti crear tu Sistema de Productividad Personal, puedes crear uno de ese cero o modelar cualquiera de los dos métodos que he compartido contigo en este artículo.

A estas alturas ya habrás podido observar que un Sistema de Productividad Personal te ayuda a acercarte a tus objetivos consiguiendo que tus días sean más útiles y provechosos.

⚠️ Recuerda: Conocimiento es saberlo, sabiduría es aplicarlo.

¡Nos vemos en los comentarios!

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