¿Sabías que trabajar con bloques de tiempo aumenta tu productividad? ¿Quieres saber cómo incorporar la técnica de time blocking en tu planificación?
Si eres de las personas que va saltando todo el día de tarea en tarea, tiene una lista infinita de cosas pendientes de hacer y se distrae continuamente… ¡este es tu artículo!
Puede que alguna vez hayas tenido la sensación de frustración por no haber parado de hacer cosas en todo el día y que parezca que no has avanzado. Quiero decirte que yo también me sentí así durante mucho tiempo.
De hecho, ese fue el motivo principal por el que decidí aprender y probar distintos métodos y técnicas de productividad con el objetivo de que esa realidad dejara de ser un problema en mi vida.
Quiero compartir contigo que todos los emprendedores/as de éxito, tienen una cosa en común: aprecian y valoran su tiempo como lo más preciado de su vida.
Si hay algo que todos sabemos es que el tiempo es limitado, todos tenemos 24 horas al día pero no todos le sacamos el mismo rendimiento.
En el artículo de hoy, no voy a explicarte nada que no hayas utilizado ya en el pasado. La técnica del time blocking es una herramienta sencilla e intuitiva que has utilizado desde que ibas al colegio pero que, probablemente, ya no utilices.
Contenido
¿Qué es el Time Blocking?
Time Blocking en español es bloque de tiempo. El objetivo de esta técnica es dividir nuestro día a día en bloques de tiempo.
Para que te hagas una idea, cuando ibas al colegio y te daban el horario con las asignaturas que tenías cada día, tu colegio utilizaba la técnica del Time Blocking, es decir, dividían el día en bloques de tiempo donde cada bloque era una asignatura:
Como puedes observar en el ejemplo, cada bloque de tiempo o franja horaria iba destinada a una asignatura en concreto, de esa forma, ya sabías que todos los lunes de 9:00h a 10:00h tenías matemáticas y tu cerebro se preparaba para ello.
Lo mejor de todo es que la técnica de Time Blocking ya la conoces, ahora solo tienes que aprender a introducirla en tu día a día.
Sigue leyendo porque a continuación te cuento cómo hacerlo.
Cómo organizarte en bloques de tiempo
Ahora que ya sabes cómo organizarte en qué consiste la técnica del Time Blocking, te voy a explicar 5 pasos que te van a ayudar a incorporarla en tu vida.
Paso 1: Define un bloque de tiempo para planificar
Parece un paso obvio pero desde mi experiencia comparto contigo que he visto como muchas personas no saben gestionar su tiempo porque no definen un espacio para planificar.
Has de saber que el Time Blocking es una técnica muy efectiva pero si se hace de forma estructurada.
He escuchado muchas veces esta frase “No tengo tiempo ni de sentarme a planificar”.
Si al leer este artículo has pensado eso, he de decirte que tú más que nadie, necesita sentarse un tiempo y planificar.
Por tanto, el primer paso que debes dar es bloquear un tiempo en tu agenda para destinarlo a planificar.
Paso 2: Anota todas las taras que necesitas realizar
Cuando llegue el momento de sentarte a planificar y organizar tu semana con la técnica del Time Blocking, antes de empezar escribe en un papel todo lo que quieres hacer esa semana, insisto, apúntalo TODO.
Es importante que no te dejes nada por apuntar, no pienses en si es posible o si son muchas tareas, simplemente céntrate en escribir todo lo que consideres que quieres hacer esa semana.
Paso 3: Agrupa
El siguiente paso es que vayas agrupando todas las tareas según el criterio que tú consideres mejor.
Por ejemplo, puedes agrupar tareas por similitud de procedimiento (enviar emails, realizar llamadas, enviar facturas…), por proyectos (agrupar todas las tareas necesarias para terminar un proyecto) o por tiempo requerido (tareas que te requieren poco tiempo y tareas que te requieren mayor tiempo).
El caso es que estoy completamente convencida de que puedes agrupar tus tareas para después pasarlas a un bloque.
Te recomiendo que tengas también un bloque para atender imprevistos, así podrás estar preparada cuando aparezcan.
Paso 4: Organizar y planificar
Ahora que tienes varios grupos, podemos decir que cada agrupación que has hecho en el paso anterior se puede poner en un bloque de tiempo, es decir, en una franja horaria.
Por tanto, es el momento de decidir cuándo hacer cada grupo de tareas, de esta forma, todas las tareas se podrán realizar en el momento que tú consideres más oportuno.
Cuando tengas organizada y planificada tu semana, el resultado que deberías tener sería algo similar a esto:
Paso 5: Ejecutar
Ya has decidido qué quieres hacer esta semana y cuándo hacerlo, ahora te toca ponerte manos a la obra y ejecutar cada acción que has planificado.
Debes recordar que te has tomado un tiempo para decidir cuándo hacer cada tarea por lo que simplemente tienes que realizarla tal y como la habías planificado.
Cómo sacarle el máximo rendimiento al Time Blocking
Ahora que ya sabes cómo utilizar esta herramienta, te voy a dar 5 tips que a mí me han ayudado mucho a la hora de implementar esta herramienta en mi vida:
≫ No hagas micro bloques
Como ves en el ejemplo, intenta tener el mínimo número de bloques posible y agrupa al máximo tus tareas.
Te cuento mi caso, yo los martes por la mañana, cuando realizo tareas administrativas, estoy 3 horas atendiendo todo lo que tenga que ver con administración: enviar facturas, responder emails, atender llamadas… En un solo bloque tengo un gran número de tareas.
≫ Apóyate en tu entorno
Uno de los mayores ladrones de tiempo que tenemos son las interrupciones de otros, cuando apliques la técnica del Time Blocking, las interrupciones se han re reducir al máximo.
A mi me ayudó mucho hablar con las personas de mi entorno y decirles los momentos que tenía libres para atender sus peticiones y necesidades.
≫ Realiza cada tarea con la máxima concentración
Cada bloque es importante, por eso está en tu planificación, debes darle la importancia que merece y dar el 100% de ti cuando estés realizándola.
≫ Evita la multitarea
Ahora ya sabes que en cada bloque de tiempo vas a realizar varias tareas, pero no caigas en el error de hacerlas a la vez. Acostúmbrate a realizar una única tarea en cada momento.
≫ Gestiona los imprevistos
Si hay algo que no has podido planificar no te preocupes, si sigues los 5 pasos que te he explicado en el apartado anterior vas a ver que es recomendable prever un tiempo para atender a imprevistos, si lo haces de esta forma no te pillará por sorpresa.
La técnica del Time Blocking es muy eficaz para tener lo máximo posible bajo control. Es una herramienta muy potente para planificar tus días, ¿has empezado ya a utilizarla?
No olvides dejarme tus dudas en los comentarios.
